Wat als de vergadering plots op zaterdag is in plaats van zondag? Wat als we op huisbezoek komen? Wat als er een noodgeval is en we iemand moeten contacteren? In al die gevallen zoeken we alle nodige informatie op in de groepsadministratie.

Het platform dat al een aantal jaren bestaat is dé plaats voor al je persoonlijke (medische) informatie. Telkens wanneer we als (groeps)leiding contact- of medische gegevens nodig hebben gebruiken we de Groepsadministratie, dat is dan ook vrijwel dagelijks.

Om de drempel naar de Groepsadministratie te verkleinen hebben we er voor gekozen deze te integreren in onze website. Het platform dat door Scouts en Gidsen Vlaanderen zelf ontwikkeld is, kan je terugvinden via groepsadministratie.scoutsengidsenvlaanderen.be.

Waarvoor gebruiken we het?

Bij het inschrijven in onze scouts moet je al enkele gegevens opgeven. Naam geboortedatum, e-mail, ... Deze gegevens worden opgeslagen zodat we toch al kunnen communiceren. Wanneer de verantwoordelijke voor het ledenbeheer je inschrijving goedkeurt wordt er ook een lidnummer voor je aangemaakt.

Dat lidnummer wordt gebruikt om gegevens op te zoeken, je te verzekeren en veel meer. Met dat zelfde lidnummer kan jij toegang krijgen tot de groepsadministratie.

Ledenbeheer

Door de groepsadministratie hebben we een zicht op ledenaantallen, kunnen we (GDPR-proof) mails uitsturen en kunnen we enkele belangrijke medische gegevens nakijken. Daarnaast berekend Scouts en Gidsen Vlaanderen ook hoeveel we moeten betalen aan de verzekering zodat alle leden tijdens onze activiteiten beschermd zijn.

Maar, we rekenen natuurlijk wel op de ouders en/of leden dat deze informatie betrouwbaar en accuraat is. Een medisch fiche dat voor het laatst 5 jaar geleden ingevuld is, is voor ons als leiding geen betrouwbare bron van informatie.

Het is daarom belangrijk dat je een paar keer per jaar al je gegevens nakijkt. Liefst eens aan het begin van het scoutsseizoen (eind september) en voor dat de kampen van start gaan (eind juni).

Noodgevallen & verzekering

Vooral in noodgevallen en voor de verzekering is deze informatie van essentieel belang! Je verwacht als ouder dat er goed gecommuniceerd wordt en dat je kind goed verzekerd is. Om dat te kunnen garanderen is dus die informatie zo belangrijk!.

Wat voor informatie?

Leden die al wat ouder zijn kunnen zelf de informatie aanpassen. (Jong)givers die al een e-mailadres of telefoonnummer hebben vullen dit best in bij hun persoonlijke informatie. Voor ouders/voogd zijn er aparte informatiekaders voorzien.

Je lidnummer vinden

Je kan je lidnummer raadplegen op verschillende manieren.

• Je huidige of oude lidkaarten

• Drukwerk dat je ontvangt van Scouts en Gidsen Vlaanderen

• Als je aangemeld bent bij de Groepsadmin, op je profiel (links vanboven)

• Bij de (groeps)leiding

De groepsadministratie gebruiken

Heb je al een account denk je? Dan kan je overgaan naar de stap "Aanmelden", zo niet lees je hieronder hoe je dat voor de eerste keer kan doen.

Registreren

Wanneer je voor het eerste gebruik wil maken van de groepsadministratie moet je een account aanmaken. Hiervoor heb je dat lidnummer nodig. Je kan het verkrijgen bij de takleiding of de groepsleiding en je vindt het ook terug op je lidkaart die je elk jaar krijgt. Je vind het ook op je oude lidkaarten.

Zo registreer je:

• Ga naar haegepoorters.be/account

• Je wordt naar een pagina geleidt waar je kan inloggen. In plaats van in te loggen klik je op "Registreren".

• Geef de vereiste gegevens op van je kind en klik op "Volgende"

• Volg de verdere stappen indien nodig

Aanmelden

Als je al een account hebt kan je gewoon overgaan tot het aanmelden. Dat kan sinds kort ook via onze website.

Zo meld je aan:

• Ga naar haegepoorters.be/account of klik in de menubalk op "Aanmelden"

• Vul het lidnummer (of de gebruikersnaam) van je kind en je wachtwoord op

• Nu kom je terug terecht op onze site

Medische fiche

Je medische gegevens en bepaalde voorkeuren kan je invullen via de "individuele steekkaart". Deze zijn zeer belangrijk in geval van nood, en moet zo accuraat mogelijk ingevuld zijn.

Als leiding kunnen we deze allemaal raadplegen en zien wanneer jouw individuele steekkaart voor het laatst bijgewerkt is. Zo kunnen we je hier attent op maken.

De UitPas

De UitPas is een soort voordeelkaart die je in zowat de volledige Gentse omgeving kan gebruiken.

Ook wij als vereniging doen mee. Zo kan je bij alle activiteiten (met uitzondering van reguliere vergaderingen) je UitPas tonen en spaar je punten. Met deze punten kan je heel was gratis voordelen scoren in de vorm van gadets, kortingen, belevingen, ...

Gezinnen met recht op verhoogde tegemoetkoming kunnen ook 80%(!) korting krijgen op activiteiten. Inclusief de jaarwerking (inschrijvingsgeld), weekends en kampen, bovenop fonds op maat.

Geef het UitPas-nummer dat je op je kaart vind via de Groepsadmin door zodat we je automatisch punten kunnen toewijzen.

Meer over de UitPas vind je op hun website.

Veelgestelde vragen

Ik ontvang geen mails.

Check volgende zaken in die volgorde:

• Check je spam-mail. Het kan zijn dat Gmail, Outlook, ... onze e-mails als spam interpreteren.
  In dat geval kan je meestal aangeven dat deze geen spam zijn en in het vervolg gewoon in je inbox moeten komen.

• Ontvang je wel de algemene mails van de groepsleiding maar niet van je tak?
  Meld je aan op de Groepsadministratie en kijk of onder "Functies" je tak ziet staan. Zo niet, dan stuur je best een mailtje naar de groepsleiding.

• Ontvang je helemaal geen mails?

  • Heb je een functie (zie hier boven)?

  • Heb je bij het onderdeel "Persoonlijk" een e-mailadres ingevuld?

  • Heb je contacten toegevoegd MET e-mailadres?

• Als je denkt dat dit alles klopt, en je krijgt nog steeds geen mails stuur je best een mailtje naar de groepsleiding.